Rekisteri
Skanska Oy:n ja sen tytäryhtiöiden (”Skanska”) sidosryhmärekisteri
Rekisterinpitäjä
Skanska Oy sekä kukin tytäryhtiö omien sidosryhmiensä (”sidosryhmät”) osalta.
PL 114, 00101 HELSINKI
Nauvontie 18, 00280 HELSINKI
Rekisterin yhteyshenkilö
Sanna Pimiä
PL 114, 00101 HELSINKI
Nauvontie 18, 00280 HELSINKI
Kuvaus käsittelytoimista
Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, miten ja mihin tarkoituksiin käsittelemme eri sidosryhmiemme sekä verkkosivustomme (www.skanska.fi) käyttäjien henkilötietoja. Löydät myös tietoa siitä, miten voit käyttää henkilötietojen käsittelyyn liittyviä oikeuksiasi.
Henkilötietojen käsittelyllä viitataan kaikkiin Skanskan tai yhteistyökumppaniemme henkilötiedoille suorittamiin toimenpiteisiin, kuten keräämiseen, käsittelyyn ja säilyttämiseen.
Rekisterin tietoja käsitellään eri sidosryhmien kanssa tehtävän yhteistyön mahdollistamiseksi, sopimus-velvoitteiden toteuttamiseksi sekä asiakassuhteen hoitamiseksi.
Käsittelemme keräämiämme henkilötietoja myös markkinointitarkoituksiin ja mainonnan räätälöintiin, palautteen keräämiseksi sekä Skanskan liiketoiminnan ja kehittämiseen.
Luomme keräämiemme tietojen avulla profiileita, joiden avulla pyrimme markkinoimaan ja tarjoamaan paremmin asiakkaidemme tarpeita vastaavia tuotteita ja palveluita.
Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste
Skanska käyttää tämän yhteistyörekisterin sisältämiä tietoja:
- Skanskan ja sen sidosryhmien välisten sopimusvelvoitteiden toteuttamiseksi, sidosryhmäsuhteiden hoitamiseen, ylläpitoon ja kehittämiseen
- Skanskan oikeutettujen etujen toteuttamiseksi
- Skanskan lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseksi
- Rekisteröidyn suostumuksen perusteella
Oikeutettu etu
Rekisterin tietojen käsittely perustuu Skanskan oikeutettuun etuun kehittää, markkinoida ja tarjota tuotteitaan ja palveluitaan sekä käsitellä sidosryhmiensä yhteyshenkilöiden, edustajien ja työntekijöiden tietoja seuraavien käsittelytoimenpiteiden osalta:
- Sidosryhmäsuhteiden hoitaminen ja niihin liittyvä markkinointi
- Palautteen kerääminen
- Skanskan liiketoiminnan, asiakaspalvelun, myynnin ja markkinoinnin kehittäminen sekä näihin liittyvä profilointi
- Verkkovierailuiden optimointi sekä räätälöity mainonta
Suostumus
Rekisterin tietojen käsittely perustuu erilliseen suostumukseen seuraavien käsittelytoimenpiteiden osalta:
- Huumausainetestit
- Puhallustestit
- Palkkatietojen oikeellisuuden tarkistaminen
- Skanskan verkkokurssien suoritustietojen luovutus VastuuGroupin Taitorekisteripalveluun
- Rekisteröidyn kuvaaminen ja kuvamateriaalin (valokuvat, videot, äänitallenteet) käyttö erillisen kuvaussopimuksen määrittämiin käyttötarkoituksiin
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus ilmoittamalla tästä rekisterin yhteyshenkilölle tai Skanskan edustajalle, jolle suostumus on alun perin annettu.
Henkilötietojen lähteet
Tiedot kerätään pääasiassa sidosryhmien edustajilta ja aliurakoitsijoiden osalta myös työntekijöiltä itseltään.
Työntekijöiden perustietoja sekä pätevyys- ja perehdytystietoja saadaan VastuuGroup Oy:n palveluista palveluun liittyneiden yritysten työntekijöiden osalta.
Tietoja saadaan myös rakennusalan julkisesta veronumerorekisteristä niiltä osin, kun työntekijät ovat rekisteriin rekisteröityneet.
Kaupparekisteristä, Asiakastieto Oy:stä ja VastuuGroup Oy:stä ja muista vastaavista lähteistä saamme sidosryhmien työntekijöiden henkilötietoja, tietoja liiketoimintakiellosta, nimenkirjoitus-oikeuksista sekä vastuuasemasta yritykseen liittyen.
Verkkosivuillamme käytetään evästeitä erilaisten tietojen keräämiseen. Osa näistä tiedoista katsotaan henkilötiedoksi. Henkilötietojen keräämistä tapahtuu siten myös verkkosivujen / evästeiden välityksellä.
Lisätietoa verkkosivuillamme käytetyistä evästeistä löytyy sivulta https://www.skanska.fi/sivuston-kayttoehdot/
Markkinointitarkoituksiin ja/tai asiakaspalautteilla kerättävien tietojen antaminen ei ole pakollista ja rekisteröity voi antaa vain haluamansa tiedot.
Rekisteröityjen ryhmät
- Asiakkaat eli tässä yhteydessä tilaajat / Skanskan B2B asiakkaat (yritysten nykyiset ja aiemmat yhteyshenkilöt/edustajat)
- Alihankkijat eli tavaran- ja palveluntoimittajat sekä aliurakoitsijat (yritysten nykyiset ja aiemmat yhteyshenkilöt/edustajat)
- Alihankkijoiden työntekijät (nykyiset ja entiset) mukaan lukien konsultit
- Valtion ja kuntien edustajat, viranomaiset, kumppanit, median edustajat, poliittisissa tehtävissä toimivat tahot, oppilaitosten edustajat, järjestöt ja tutkimuslaitokset
Henkilötietojen ryhmät
Henkilötiedolla viitataan tietoon, joka on suoraan tai välillisesti yhdistettävissä rekisteröityyn yksilönä. Se voi olla nimi, kuva, henkilötunnus, yhteystiedot, rekisteröityminen kilpailuun tai uutiskirjepostitukseen, tehty asunto- / materiaalivalinta, käyttäytymishistoria verkkosivuilla, IP-osoite jne.
Skanska tallentaa rekisteröidystä seuraavat henkilötiedot:
- Etu- ja sukunimi sekä yritys
- Yrityksen osoite ja yhteyshenkilötiedot sekä Tilaajavastuu-lainsäädännön edellyttämät tiedot
- Asema (tehtävänimike) yrityksessä
- Yhteydet muihin yrityksiin
- Sähköpostiosoite
- Puhelinnumero
- Suostumuksen perusteella tallennettu kuvamateriaali (valokuvat, videot, äänitallenteet)
- Verkkovierailuiden aikana syntyneet evästeet sekä IP-osoite ja verkkosivustomme käyttöä koskevat tiedot
- Muut rekisteröidyn itse Skanskalle toimittamat tiedot
Sidosryhmien työntekijöistä tallennetaan seuraavat tiedot:
- Etu- ja sukunimi sekä työnantaja
- Syntymäaika
- Veronumero
- Kansalaisuus ja kotivaltio
- Sähköpostiosoite ja puhelinnumero
- Työtehtävä
- Työsuhteen tyyppi
- Työmaakohtaiset kulunvalvonta- ja leimaustiedot
- Perehdytys- ja pätevyystiedot
- Skanskan projektityötilan sekä muiden mahdollisten käytössä olevien palveluiden käyttäjätunnus ja salasanatieto
- Verkkovierailuiden aikana syntyneet evästeet sekä IP-osoite ja verkkosivustomme käyttöä koskevat tiedot
- Suostumuksen perusteella tallennettu kuvamateriaali (valokuvat, videot, äänitallenteet)
- Muut työntekijältä erikseen kerättävät tiedot tiedot ja rekisteröidyn itse Skanskalle toimittamat tiedot
Mikäli työmaalla työskentelevän työntekijän kansalaisuus on muu kuin Suomi, tallennetaan lisäksi seuraavat tiedot:
- Passitiedot
- Työnteko-oikeuden perusteeseen liittyvät tiedot
- Lähetetyn työntekijän todistus
- Ulkomaisen yrityksen edustajan nimi, puhelinnumero ja osoite Suomessa
- Muut lainsäädännön kulloinkin edellyttämät tiedot
Voimme myös yhdistää edellä mainittuja keräämiämme tietoja tässä tietosuojaselosteessa eriteltyjä käyttötarkoituksia varten, kuten mainonnan räätälöimiseksi.
Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät
Tietojen siirrossa ja luovuttamisessa noudatetaan lakeja, asetuksia ja viranomaisen ohjeita.
Siirrosta, luovuttamisesta ja käsittelystä on sovittu asianmukaisin sopimuksin palveluntarjoajien kanssa.
Tietoja siirretään kolmansille osapuolille ja viranomaisille mm. sopimus- ja lakisääteisten velvollisuuksien toteuttamiseksi sekä asiakastyytyväisyyden mittaamista ja markkinointitoimien suorittamista varten sekä teknisten alustojen tukea ja ylläpitoa varten.
Tietoja luovutetaan rekisteröidyn nimenomaisella suostumuksella VastuuGroup Oy:lle Skanskan verkkokurssien suoritusten osalta.
Skanska ei myy keräämänsä tietoa muille yrityksille tai kolmansille osapuolille.
Henkilötietojen kansainväliset siirrot ja luovutukset
Rekisterinpitäjä siirtää sidosryhmiensä yhteyshenkilöiden tietoja Skanska -konsernin sisällä myös EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle voimassa olevaa lainsäädäntöä noudattaen, konsernin sisäisen Euroopan komission hyväksymät mallisopimuslausekkeet sisältävän sopimuksen perusteella.
Tietoja siirretään säännöllisesti EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle Yhdysvaltoihin Skanskan asiakastietojärjestelmän teknistä alustaa tarjoavalle yritykselle.
Skanskan sidosryhmilleen tarjoamiin sähköisiin yhteistyö- ja kollaboraatiopalveluihin kirjaudutaan käyttämällä Microsoftin tarjoamaa monivaiheista tunnistautumista. Kirjautumiseen liittyviä tunnistetietoja käsitellään Yhdysvalloissa.
Muilta osin rekisterin tietoja ei siirretä tai luovuteta EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle ellei tilaajan tai rakennuttajan toimipaikka ole EU- tai ETA-alueen ulkopuolella.
Henkilötietojen siirrot ja luovutukset perustuvat Euroopan komission hyväksymiin mallilausekkeisiin.
Rekisteröidyn oikeudet
Soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti henkilörekisterin rekisterinpitäjä on vastuussa henkilötietojesi käsittelystä. Mikäli sinulla on kysymyksiä tai haluat käyttää mitään rekisteröidyn oikeuksiasi, pyydämme ottamaan yhteyttä rekisterin yhteyshenkilöön.
Rekisteröidyillä on seuraavat oikeudet:
- Tietää, että hänen tietojaan kerätään ja käsitellään sekä tietojen käyttötarkoitus
- Tietää mitä tietoa hänestä on kerätty ja kauanko niitä säilytetään
- Saada mahdolliset virheelliset tiedot oikaistuiksi
- Saada tietonsa halutessaan poistetuksi eli oikeus tulla unohdetuksi, mikäli käsittelyperustetta henkilötiedolle ei ole
- Rajoittaa tietojensa käsittelyä tiettyihin tarkoituksiin
- Vastustaa tietojensa käsittelyä suoramarkkinointi- tai oikeutettuun etuun perustuviin tarkoituksiin
- Siirtää tietoja rekisteristä toiseen soveltuvin osin
- Saada tieto rekisterinpitäjään kohdistuneesta tietoturvaloukkauksesta, jos tämä aiheuttaa korkean riskin hänen oikeuksilleen ja vapauksilleen
- Vaatia korvausta tietoturvaloukkauksesta hänelle aiheutuneista vahingoista.
- Saattaa henkilötietojen käsittelyä koskeva valitus tietosuojaviranomaisten tarkasteltavaksi
Tietoturva
Rekisteri on atk -pohjainen. Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa ja kulunvalvonnalla suojatussa tilassa.
Sähköisessä muodossa tallennetut tiedot on suojattu palomuurein, käyttäjätunnuksin, salasanoin ja muunlaisin teknisin turvakeinoin.
Tietojen käyttöoikeudet on määritelty ja rajattu. Tietojen tuhoaminen hoidetaan asianmukaisesti ja huolellisesti.
Henkilötietojen säilytysajat
Skanska säilyttää henkilötiedot lainsäädäntöä noudattaen.
Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeellista tai määritetty tietosuojaselosteessa nimettyjen käsittelyn tarkoitusten kannalta. Sidosryhmien edustajien tietoja säilytetään lähtökohtaisesti niin pitkään, kuin Skanskan ja sidosryhmäyrityksen yhteistyö on voimassa tai sopimusvelvoitteet niin edellyttävät.
Yksittäisiä työntekijöitä koskevia tietoja säilytetään lähtökohtaisesti 6 vuotta työmaan päättymisen jälkeen. Yksittäisiä tietoja voidaan säilyttää myös pidempään siltä osin kuin on tarpeen Skanskan sopimusperusteisten tai lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi.
Kuvamateriaalin säilytysaika on 5 v. kuvausajankohdasta.