Skanska Oy:n ja sen tytäryhtiöiden sopimuskumppani ja sidosryhmärekisterin tietosuojaseloste
Rekisteri
Skanska Oy:n ja sen tytäryhtiöiden (”Skanska”) Sopimuskumppani- ja sidosryhmärekisteri
Rekisterinpitäjä
Skanska Oy sekä kukin tytäryhtiö omien sopimuskumppaniensa ja sidosryhmiensä (”sidosryhmät”) osalta.
PL 114, 00101 HELSINKI
Nauvontie 18, 00280 HELSINKI
Rekisterin yhteyshenkilö
Sanna Pimiä
PL 114, 00101 HELSINKI
Nauvontie 18, 00280 HELSINKI
Kuvaus käsittelytoimista
Rekisterin tietoja kerätään erilaisten sidosryhmien kanssa tehtävän yhteistyön mahdollistamiseksi ja sopimusvelvoitteiden toteuttamiseksi.
Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste
Rekisterinpitäjä käyttää sopimusrekisterin sisältämiä tietoja Skanskan ja sen sidosryhmien (tilaajat, tavaran- ja palveluntoimittajat, alihankkijat ja näiden työntekijät, konsultit jne.):
- Sopimusvelvoitteiden toteuttamiseksi
- Oikeutetun edun toteuttamiseksi
- Lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseksi
Tiettyjä käsittelytoimia suoritetaan rekisteröidyn suostumuksen perusteella
Oikeutettu etu
Rekisterin tietojen käsittely perustuu Skanskan oikeutettuun etuun ylläpitää yhteistyösuhdettaan sidosryhmiensä kanssa seuraavien käsittelytoimenpiteiden osalta:
- Sidosryhmien yhteyshenkilöiden / edustajien / työntekijöiden tietojen käsittely
- Sidosryhmäsuhteiden hoitaminen, ylläpito ja kehittäminen
- Tilastointi ja analysointi sekä markkinatutkimukset
- Palautteen kerääminen
Suostumus
Rekisterin tietojen käsittely perustuu erilliseen suostumukseen seuraavien käsittelytoimenpiteiden osalta:
- Huumausainetestit
- Puhallustestit
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus ilmoittamalla tästä Skanskan edustajalle, kuten rekisterin yhteyshenkilölle.
Henkilötietojen lähteet
Tiedot kerätään pääasiassa sidosryhmien edustajilta ja aliurakoitsijoiden osalta myös työntekijältä itseltään.
Pätevyys- ja perehdytystietoja saadaan Suomen Tilajaavastuu Oy:ltä ja/tai muilta vastaavilta palveluntuottajilta.
Kaupparekisteristä ja Asiakastieto Oy:stä ja muista vastaavista lähteistä saamme sidosryhmien työntekijöiden henkilötietoja, tietoja liiketoimintakiellosta, nimenkirjoitus-oikeuksista sekä vastuuasemasta yritykseen liittyen.
Rekisteröityjen ryhmät
- Asiakkaat eli tässä yhteydessä tilaajat / Skanskan B2B asiakkaat (yritysten nykyiset ja aiemmat yhteyshenkilöt/edustajat)
- Alihankkijat eli tavaran- ja palveluntoimittajat sekä aliurakoitsijat (yritysten nykyiset ja aiemmat yhteyshenkilöt/edustajat)
- Alihankkijoiden työntekijät (nykyiset ja entiset) mukaan lukien konsultit
- Valtion ja kuntien edustajat, viranomaiset, kumppanit, median edustajat, poliittisissa tehtävissä toimivat tahot, oppilaitosten edustajat, järjestöt ja tutkimuslaitokset
Henkilötietojen ryhmät
Skanska tallettaa sidosryhmiinsä liittyen rekisteriin tietoja seuraavasti:
Sidosryhmien yhteyshenkilöistä/edustajista voidaan tallentaa muun muassa seuraavat tiedot:
- Etu- ja sukunimi sekä yritys
- Yrityksen postiosoite
- Asema (tehtävänimike) yrityksessä
- Yhteydet muihin yrityksiin
- Sähköpostiosoite
- Puhelinnumero
Sidosryhmien työntekijöistä voidaan tallentaa muun muassa seuraavat tiedot:
- Etu- ja sukunimi sekä yritys
- Yrityksen postiosoite
- Syntymäaika
- Osoite
- Sähköpostiosoite
- Puhelinnumero
- Skanskan projektityötilan käyttäjätunnus ja salasanatieto
- Työntekohistoria Skanskalla
- Veronumero
- Perehdytys- ja pätevyystiedot
Mikäli työmaalla työskentelevän työntekijän kansalaisuus on muu kuin Suomen, voidaan lisäksi tallentaa muun muassa seuraavat tiedot:
- Kansalaisuus
- Kotivaltio
- Passitiedot
- Työnteko-oikeuden peruste
- Lähetetyn työntekijän todistus
- Ulkomaisen yrityksen edustajan nimi, puhelinnumero ja osoite Suomessa
Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät
Tietojen siirrossa ja luovuttamisessa noudatetaan lakeja, asetuksia ja viranomaisen ohjeita. Tietoja siirretään ja luovutetaan lakisääteisten oikeuksien ja velvollisuuksien, täyttämiseksi kolmansille osapuolille ja viranomaisille. Tietoja siirretään myös muille liiketoiminnan edellyttämille kolmansille osapuolille.
Tietoja luovutetaan tilaajalle tai rakennuttajalle.
Siirrosta, luovuttamisesta ja käsittelystä on sovittu asianmukaisin sopimuksin.
Tietoja ei siirretä tai luovuteta suoramarkkinointia, henkilömatrikkeleja tai sukututkimuksia varten.
Henkilötietojen kansainväliset siirrot ja luovutukset
Rekisterinpitäjä luovuttaa sopimuskumppanien yhteyshenkilöiden tietoja Skanska -konsernin sisällä myös EU- ja ETA -alueen ulkopuolelle konsernin sisäisen Euroopan komission hyväksymät mallisopimuslausekkeet sisältävän sopimuksen perusteella.
Muussa tapauksessa rekisteristä ei luovuteta tietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle, ellei tilaajan tai rakennuttajan toimipaikka ole EU- tai ETA-alueen ulkopuolella.
Voimassa olevan lainsäädännön puitteissa rekisterin tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille.
Rekisteröidyn oikeudet
Skanskan sopimuskumppanirekisteriin rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:
- Tietää, että hänen tietojaan kerätään ja käsitellään sekä tietojen käyttötarkoitus
- Tietää mitä tietoa hänestä on kerätty ja kauanko niitä säilytetään
- Saada mahdolliset virheelliset tiedot oikaistuiksi
- Saada tietonsa halutessaan poistetuksi eli oikeus tulla unohdetuksi, mikäli käsittelyperustetta henkilötiedolle ei ole
- Rajoittaa tietojensa käsittelyä tiettyihin tarkoituksiin
- Siirtää tietoja rekisteristä toiseen soveltuvin osin
- Saada tieto rekisterinpitäjään kohdistuneesta tietoturvaloukkauksesta, jos tämä aiheuttaa korkean riskin hänen oikeuksilleen ja vapauksilleen
- Vaatia korvausta tietoturvaloukkauksesta hänelle aiheutuneista vahingoista.
- Saattaa henkilötietojen käsittelyä koskeva valitus tietosuojaviranomaisten tarkasteltavaksi
Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamiseksi tarvittavat käytännön toimenpiteet on kuvattu Skanskan www-sivuilla.
Tietoturva
Rekisteri on atk-pohjainen. Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa ja kulunvalvonnalla suojatussa tilassa.
Sähköisessä muodossa tallennetut tiedot on suojattu palomuurein, käyttäjätunnuksin, salasanoin ja muunlaisin teknisin turvakeinoin.
Tietojen käyttöoikeudet on määritelty ja rajattu. Tietojen tuhoaminen hoidetaan asianmukaisesti ja huolellisesti.
Henkilötietojen säilytysajat
Skanska säilyttää henkilötiedot lainsäädäntöä noudattaen.
Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeellista tai määritetty tietosuojaselosteessa nimettyjen käsittelyn tarkoitusten kannalta. Sidosryhmien edustajien tietoja säilytetään lähtökohtaisesti niin pitkään, kuin Skanskan ja sidosryhmään kuuluvan yrityksen yhteistyö on voimassa. Yksittäisiä työntekijöitä koskevia tietoja säilytetään lähtökohtaisesti 6 vuotta työmaan valmistumisesta. Yksittäisiä tietoja voidaan säilyttää myös pidempään siltä osin kuin on tarpeen Skanskan sopimusperusteisten tai lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi.