Rekisteri
Skanska Oy:n ja sen tytäryhtiöiden sekä Skanska CDF Oy:n ilmoittajansuojarekisteri
Rekisterinpitäjä
Skanska Oy sekä kukin tytäryhtiö ja Skanska CDF Oy omien työntekijöidensä osalta (”Skanska”).
PL 114, 00101 HELSINKI
Nauvontie 18, 00280 HELSINKI
Rekisterin yhteyshenkilö
Jere Sundqvist
PL 114, 00101 HELSINKI
Nauvontie 18, 00280 HELSINKI
Kuvaus käsittelytoimista
Rekisterin sisältämiä tietoja käsitellään Skanskan eettisen ohjeen sekä lakisääteisten velvoitteiden noudattamisen varmistamiseksi tilanteissa, joissa henkilö ilmoittaa epäillystä väärinkäytöksestä Skanskan toiminnassa.
Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste
Skanska käyttää henkilöstörekisterin sisältämiä tietoja:
- Skanskan ja kolmansien tahojen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi
- Skanskan lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseksi (ilmoittajansuojalaki)
- Rekisteröidyn suostumuksen perusteella
Tiettyjen tietojen osalta (esimerkiksi Hotline -ilmoitukset) rekisterinpitäjänä voi toimia myös jokin toinen Skanska konsernin yhtiö kuten Skanska AB.
Henkilötietoja ei käsitellä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
Oikeutettu etu
Rekisterin tietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun seuraavien sekä niihin rinnastettavien käsittelytoimenpiteiden osalta:
- Skanskan eettisen ohjeen noudattamisen valvonta. Haluamme saada väärinkäytösepäilyistä tietoa, jotta voimme reagoida niihin ajoissa.
Suostumus
Rekisterin tietojen käsittely perustuu suostumukseen seuraavien ja niihin rinnastettavien käsittelytoimenpiteiden osalta:
- Rekisteröity nimetään tietolähteeksi viranomaisen tietojärjestelmään.
- Suullisesti annettu ilmoitus kirjataan rekisteriin (henkilökohtaisissa tapaamisissa tai puheluissa vastaanotetut ilmoitukset)
- Henkilötietoja käsitellään ilmoituskanavaprosessin ulkopuolella tai muutoin siitä poikkeavalla tavalla
- Tietoja käsitellään muihin kuin ilmoittajansuojalain tai määritettyihin oikeutetun edun mukaisiin tarkoituksiin.
Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumus ilmoittamalla tästä rekisterin yhteyshenkilölle tai muulle Skanskan edustajalle, joka on vastaanottanut alkuperäisen suostumuksen.
Suostumuksen peruuttaminen ei kuitenkaan vaikuta ennen sen peruuttamista tapahtuneen käsittelyn lainmukaisuuteen.
Henkilötietojen lähteet
Tiedot kerätään pääasiassa henkilöiltä, jotka tekevät ilmoituksen ilmoituskanavaan sekä ilmoitusten kohteilta ilmoituksen yhteydessä ja mahdollisia lisätietoja pyydettäessä.
Tietoja kerätään muilta kuin ilmoittajilta itseltään vain siinä määrin, kuin on välttämätöntä ilmoituksen oikeellisuuden ja tarpeellisten jatkotoimien selvitämiseksi.
Rekisteröityjen ryhmät
- Ilmoituksen tekijä
- Mahdolliset muut ilmoituksessa tai selvityksen yhteydessä nimetyt henkilöt.
- Ilmoitusten vastaanottajat ja niiden selvittämiseen osallistuvat erikseen nimetyt asiantuntijat.
Henkilötietojen ryhmät
Skanska tallentaa rekisteröidyistä enintään seuraavat henkilötiedot:
- Ilmoituksen tekijän nimi (Ilmoitus on mahdollista tehdä myös nimettömänä, jolloin se on tehtävä Hotlinen kautta)
- Ilmoituksen kohteen nimi ja mahdolliset yhteys- tai tunnistetiedot
- Ilmoituksen oikeellisuuden selvittämiseksi tarvittavat muut tiedot
- Muut ilmoituksen mahdollisesti sisältämät henkilötiedot
Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät
Tietoja siirretään Skanska-konsernin sisällä EU- / ETA-alueella. Tietojen siirrossa ja käsittelyssä noudatetaan lakeja, asetuksia ja viranomaisen ohjeita ja niistä on sovittu asianmukaisin sopimuksin.
Tietoja siirretään kolmansille osapuolille Skanskan lakisääteisten oikeuksien ja velvollisuuksien, eettisen ohjeen, sekä muiden velvoitteiden toteuttamiseksi.
Hotline -ilmoituskanavan kautta tehtyihin ilmoituksiin liittyviä tietoja käsittelee palveluntarjoaja nimeltä People Intouch B.V, joka välittää Hotline -palveluun tehdyt ilmoitukset Skanskalle Skanskan ohjeistuksen mukaisesti. Tämä tarkoittaa, että People Intouch toimii tietosuojalainsäädännön mukaisena henkilötiedon käsittelijänä rekisterinpitäjänä toimivan Skanskan lukuun. Tiedon käsittely- ja säilytyspaikka on Alankomaat ja käsittelystä on sovittu asianmukaisin sopimuksin.
Voimassa olevan lainsäädännön puitteissa rekisterin tietoja voidaan siirtää ja luovuttaa viranomaisille.
Henkilötietojen kansainväliset siirrot ja luovutukset EU/ETA alueen ulkopuolelle
Tietoja siirretään ja käsitellään ainoastaan EU- / ETA-alueella.
Rekisteröidyn oikeudet
Soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti henkilörekisterin rekisterinpitäjä on vastuussa henkilötietojesi käsittelystä. Mikäli sinulla on kysymyksiä tai haluat käyttää mitään rekisteröidyn oikeuksiasi, pyydämme ottamaan yhteyttä rekisterin yhteyshenkilöön os. .
Rekisteröidyillä on seuraavat oikeudet:
- Oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä sekä pääsyn niihin ja jäljennöksen niistä
- Oikeus oikaista henkilötietonsa
- Oikeus poistaa henkilötietonsa
- Oikeus rajoittaa henkilötietojensa käsittelyä
- Oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä
- Oikeus tehdä valitus paikalliselle tietosuojaviranomaiselle (tietosuojavaltuutetun toimisto)
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämiselle voi olla rajoituksia, etenkin jos rekisterinpitäjän lainmukainen velvoite edellyttää henkilötietojen käsittelyä.
Tietoturva
Rekisteri on atk-pohjainen. Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa ja kulunvalvonnalla suojatussa tilassa.
Sähköisessä muodossa tallennetut tiedot on suojattu palomuurein, käyttäjätunnuksin, salasanoin ja muunlaisin teknisin turvakeinoin.
Tietojen käyttöoikeudet on määritelty ja rajattu. Tietojen tuhoaminen hoidetaan asianmukaisesti ja huolellisesti.
Henkilötietojen säilytysajat
Ilmoituskanavien kautta tulevat tiedot poistetaan viiden vuoden kuluttua ilmoituksen saapumisesta, jollei niiden säilyttäminen ole välttämätöntä laissa säädettyjen oikeuksien tai velvoitteiden toteuttamista varten taikka oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Henkilötiedot, joiden käsittelylle ja säilytykselle ei ole perustetta ilmoituksen käsittelyn kannalta, poistetaan ilman aiheetonta viivytystä.
Siltä osin kuin henkilötietoja käsitellään suostumuksen perusteella, henkilötiedot poistetaan rekisteröidyn peruuttaessa antamansa suostumuksen. Muussa tapauksessa sovelletaan yllä mainittua viiden vuoden säilytysaikakäytäntöä.