Rekisteri
Skanska Oy:n ja sen tytäryhtiöiden sekä Skanska
CDF Oy:n rekrytointirekisteri
Rekisterinpitäjä
Skanska Oy, myöhemmin ”Skanska” tai "me"
PL 114, 00101 HELSINKI
Nauvontie 18, 00280 HELSINKI
Rekisterin yhteyshenkilö
Taru Sievänen
PL 114, 00101 HELSINKI
Nauvontie 18, 00280 HELSINKI
Kuvaus käsittelytoimista
Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, miten ja mihin tarkoituksiin käsittelemme rekrytointirekisteriimme tallennettuja henkilötietoja. Pääasiassa henkilötiedot on kerätty rekrytointipalvelumme (Jobylon) kautta eli rekisterin pääasiallinen tietosisältö koostuu työnhakuprosessissa palveluun kirjautuneiden ja tietoja antaneiden työnhakijoiden henkilötiedoista.
Selosteessa kerromme myös, kuinka henkilötietojen käsittelyyn liittyviä rekisteröidyn oikeuksia voi käyttää.
Henkilötietojen käsittelyllä viitataan kaikkiin Skanskan tai yhteistyökumppaniemme henkilötiedoille suorittamiin toimenpiteisiin, kuten keräämiseen, käsittelyyn ja säilyttämiseen.
Rekisterin tietoja eli työhakemuksia ja niihin liittyviä tietoja käsitellään Skanskan rekrytointiprosessin toteuttamiseksi ja hallinnoimiseksi.
Rekrytointiprosessissa:
- Arvioimme hakemuksia ja hakijoiden tietoja
suhteessa haettuun työtehtävään - Tarkastelemme hakemuksia ja hakijoiden tietoja avoimena hakemuksena myös muihin avoinna oleviin tehtäviin kuin vain ensisijaisesti haettuun
- Tiedotamme hakijoita mahdollisista uusista, avautuineista työtehtävistä
- Määrättyihin tehtäviin haettaessa vertaamme tietoja erilaisten rekisterien sisältämiin tietoihin lainsäädäntöä noudattaen ja rekisteröidyn suostumuksella. Tällaisia ovat esimerkiksi luottotietojen tarkistus, turvaselvitys sekä rikosrekisteriote
Käsittelemme rekisterin tietoja myös tilastointitarkoituksiin, palautteen keräämiseksi sekä Skanskan liiketoiminnan ja rekrytointiprosessin kehittämiseksi.
Lisäksi luomme verkkosivuillamme sekä rekrytointipalvelussamme Skanskan työpaikkailmoitusten katselemisen yhteydessä kerättyjen evästetietojen avulla profiileita, joiden avulla pyrimme kohdistamaan työnhakijoille heitä kiinnostavia työtehtäviä ja uramahdollisuuksia Skanskalla.
Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste
Rekisterin sisältämien tietojen käsittelyn oikeusperusteet ovat:
- Skanskan oikeutettujen etujen toteuttaminen
- Rekisteröidyn suostumus
- Skanskan lakisääteisten velvoitteiden
toteuttaminen
Oikeutettu etu
Rekisterin tietojen käsittely perustuu Skanskan oikeutettuun etuun toteuttaa, kehittää ja arvioida rekrytointiprosessiaan seuraavien käsittelytoimenpiteiden osalta:
- Arvioida hakemuksia ja rekrytointiprosessinaikana kerättyjä henkilötietoja suhteessa haettuun työtehtävään
- Tuottaa analyyseja ja yhteenvetoja hakijoista tilastointitarkoituksiin siten, että henkilötiedot on anonymisoitu eikä yksittäistä henkilöä voi
tunnistaa - Kerätä ja käsitellä palautetta rekrytointiprosessin onnistumisesta sekä kehittää rekrytointiprosessia saadun palautteen perusteella
Suostumus
Rekisterin tietojen käsittely perustuu erilliseen suostumukseen seuraavien käsittelytoimenpiteiden osalta:
- Rekisteröity voi erikseen sallia ja kieltää profiilissaan, saako Skanska käyttää rekisteröidyn antamia tietoja arvioidessaan rekisteröidyn (hakijan) sopivuutta muihin Skanskan avoimiin työtehtäviin
- Rekisteröity voi tilata (subscribe) tiedotus- ja muistutusluontoista tietoa Skanskan työpaikkamahdollisuuksista. Tilaukset ovat rekisteröidyn peruutettavissa
- Markkinointitarkoituksiin ja/tai asiakaspalautteilla kerättävien tietojen antaminen ei ole pakollista ja rekisteröity voi antaa vain haluamansa tiedot
- Rekisteröity voi erikseen sallia tai kieltää sekä Skanskan verkkosivuilla että rekrytointipalvelussa kerättävät evästeet. Jobylon kerää palvelussaan evästetietoja oman tietosuojaselosteensa mukaisesti omiin tarkoituksiinsa. Skanskalla yhteistyökumppaneineen on tietyissä rajoissa mahdollisuus hyödyntää Jobylonin keräämää evästedataa esimerkiksi kohdistamaan rekisteröidylle häntä kiinnostavia työtehtäviä
ja uramahdollisuuksia Skanskalla - Rekisteröity voi milloin tahansa pyytää tietojensa poistamista rekisteristä. Mikäli tiedon säilyttämiselle ei ole lakisääteistä tai
muuta siihen rinnastettavaa velvoitetta, Skanska poistaa profiilista kaiken henkilötiedoksi luettavan tiedon niin, että hakija ei ole tunnistettavissa - Erilaiset rekisteriselvitykset ja tarkastukset tehdään aina erilliseen ja nimenomaiseen rekisteröidyn suostumukseen perustuen (esim. luottotietotarkistus ja turvaselvitys)
Henkilötietojen lähteet
Tiedot kerätään pääasiassa rekisteröidyiltä itseltään Skanskan rekrytointipalvelun (Jobylon) kautta. Joissakin tapauksissa tietoja saadaan myös muilta tahoilta, jotka käsittelevät ja siirtävät henkilötietoja hakijan suostumukseen perustuen. Henkilötietoja saadaan rekisteröidyltä itseltään myös puhelimitse, sähköpostitse sekä haastatteluin.
Skanskan omilla verkkosivuilla sekä rekrytointipalvelussa (Jobylon) käytetään evästeitä erilaisten tietojen keräämiseen. Osa näistä tiedoista katsotaan henkilötiedoksi ja henkilötietojen keräämistä tapahtuu siten myös verkkosivujen / evästeiden välityksellä.
Lisätietoa Skanska verkkosivuilla käytetyistä evästeistä löytyy sivulta https://www.skanska.fi/sivuston-kayttoehdot/ kohdasta ”Evästeet”. Lisätietoa Jobylonin palvelussa käytetyistä evästeistä löytyy sivulta https://www.jobylon.com/privacy-policy.
Rekisteröityjen ryhmät
- Työnhakijat, sisältäen myös jo mahdollisesti Skanskalla työskentelevät ehdokkaat ja rekrytointipalveluun rekisteröityneet aktiiviset hakijat
- Rekrytointipalveluun rekisteröityneet passiiviset työnhakijat eli hakijat, joiden tiedot on rekisteröity Skanskan rekrytointipalvelu Jobyloniin mutta jotka eivät ole aktiivisesti hakuprosessissa mukana sillä hetkellä
- Skanskan verkkosivuston ja rekrytointipalvelu Jobylonin käyttäjät
Henkilötietojen ryhmät
Henkilötiedolla viitataan tietoon, joka on suoraan tai välillisesti yhdistettävissä rekisteröityyn yksilönä. Se voi olla nimi, kuva, yhteystieto, CV, tieto työhistoriasta, käyttäytymishistoria verkkosivuilla, IP-osoite jne.
Skanska tallentaa rekisteröidystä enintään seuraavat henkilötiedot:
- Suku- ja etunimi sekä yhteystiedot
- Koulutus- ja työkokemustiedot, kielitaito
- Muut taidot ja osaamiset
- Toivomukset ja odotukselle mahdolliselle työsuhteelle
- Tiedot aiemmista hauista eri työtehtäviin Skanskalla
- Uutiskirjeen / muiden julkaisuiden tilaustiedot ja muuhun viestintäämme reagoimista koskevat tiedot
- Verkkovierailuiden aikana syntyneet evästeet, IP-osoitteet sekä verkkosivustomme ja rekrytointipalvelu Jobylonin käyttöä koskevat tiedot
- Muut rekisteröidyn itse Skanskalle toimittamat tiedot
- Skanskan ja sen yhteistyökumppaneiden hakijoista koostamat arviot suhteessa haettavaan tehtävään
Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät
Tietojen siirrossa ja luovuttamisessa noudatetaan lakeja, asetuksia ja viranomaisen ohjeita. Siirrosta, luovuttamisesta ja käsittelystä on sovittu asianmukaisin sopimuksin. Tietoja siirretään kolmansille osapuolille rekrytointiin liittyvien tehtävien (haastattelut, arvioinnit, testit) hoitamiseksi, teknisen alustan ylläpitoa ja palvelukehitystä sekä käyttäjätyytyväisyyden mittaamista varten.
Henkilötietojen kansainväliset siirrot ja luovutukset
Rekrytointirekisterin tietoja siirretään EU:n ja ETA-alueen sisällä rekrytointiin liittyvien tehtävien (haastattelut, arvioinnit, testit) hoitamiseksi sekä teknisen alustan ylläpidon ja tuen toteuttamiseksi.
Tietojen siirrossa ja luovuttamisessa noudatetaan lakeja, asetuksia ja viranomaisen ohjeita. Siirrosta, luovuttamisesta ja käsittelystä on sovittu asianmukaisin sopimuksin.
Rekisteröidyn oikeudet
Soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti henkilörekisterin rekisterinpitäjä on vastuussa henkilötietojen käsittelystä ja vastaa rekisteröidyn kysymyksiin ja auttaa rekisteröidyn oikeuksien toteuttamisessa. Yhteyshenkilö löytyy tämän selosteen kohdasta ”Rekisterin yhteyshenkilö”.
Rekisteröidyillä on seuraavat oikeudet:
- Tietää, että hänen tietojaan kerätään ja käsitellään sekä tietojen käyttötarkoitus
- Tietää mitä tietoa hänestä on kerätty ja kauanko niitä säilytetään
- Saada mahdolliset virheelliset tiedot oikaistuiksi
- Saada tietonsa halutessaan poistetuksi eli oikeus tulla unohdetuksi, mikäli käsittelyperustetta henkilötiedolle ei ole
- Rajoittaa tietojensa käsittelyä tiettyihin tarkoituksiin
- Vastustaa tietojensa käsittelyä suoramarkkinointi- tai oikeutettuun etuun perustuviin tarkoituksiin
- Siirtää tietoja rekisteristä toiseen soveltuvin osin
- Oikeus vaatia henkilön tekemää päätöstä
automatisoidun päätöksen sijaan - Saada tieto rekisterinpitäjään kohdistuneesta tietoturvaloukkauksesta, jos tämä aiheuttaa korkean riskin hänen oikeuksilleen ja vapauksilleen
- Vaatia korvausta tietoturvaloukkauksesta hänelle aiheutuneista vahingoista.
- Saattaa henkilötietojen käsittelyä koskeva valitus tietosuojaviranomaisten tarkasteltavaksi
Tietoturva
Rekisteri on pääasiassa digitaalinen. Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa ja kulunvalvonnalla suojatussa tilassa.
Sähköisessä muodossa tallennetut tiedot on suojattu palomuurein, käyttäjätunnuksin, salasanoin ja muunlaisin teknisin turvakeinoin.
Tietojen käyttöoikeudet on määritelty ja rajattu. Tietojen tuhoaminen hoidetaan asianmukaisesti ja huolellisesti
Henkilötietojen säilytysajat
Skanska säilyttää henkilötiedot lainsäädäntöä noudattaen.
Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin ne ovat tarpeellisia tietosuojaselosteessa nimettyjen käyttötarkoitusten kannalta. Rekrytointipalvelussa olevat profiilit poistetaan kahdenkymmenenneljän (24) kuukauden jälkeen, ellei käyttäjä toiminnallaan pidä profiiliaan aktiivisena tätä pidempään.