c

Monitilatoimisto tukee yrityksen arkea

Monitilatoimiston suunnittelun lähtökohtana on yrityksen arki. Minkälaisia tehtäviä ja toimintoja työntekijät päivittäin tekevät ja minkälaisissa tiloissa ne onnistuvat parhaiten? Jotta monitoimitilojen hyödyt saadaan täysipainoisesti käyttöön, henkilöstö kannattaa ottaa mukaan tilojen suunnitteluun.

Monitilatoimistoajattelu lähtee siitä, että jokainen yritys on toiminnaltaan ja tarpeiltaan ainutlaatuinen. Tilasuunnittelun pohjana on yrityksen arki ja miten tilat voivat tukea jokapäiväisiä toimintoja parhaalla mahdollisella tavalla.

Monitilatoimistot ovat rantautuneet voimalla Suomeen. Yhä useampi yritys haluaa viihtyisät toimitilat, jotka parantavat työn tuottavuutta tukemalla erityyppisten työtehtävien tekoa ja jotka muuntautuvat joustavasti yrityksen tarpeiden mukaan.

Toimistoissa tavallisiin työpäiviin mahtuu monenlaista: Palavereja, puheluita, nopeita ajatustenvaihtoja kollegoiden kanssa, keskittymistä vaativia töitä, neuvotteluita.

”Monitilatoimistoissa kaikille tällaisille eriluonteisille tehtäville on omat, niitä varten suunnitellut tilat: työpisteitä, vetäytymistiloja, puhelinkoppeja, neuvottelu- ja ryhmätyötiloja ja niin edelleen”, sanoo vuokrauspäällikkö Michael Ekström Skanska CDF:ltä.

Uniikkeja ratkaisuja

Monitilatoimistoon ei ole valmista monistettavaa sapluunaa vaan jokainen niistä suunnitellaan aina jokaiselle yritykselle erikseen. Tilatarpeita lähdetään hahmottamaan sen mukaan, miten paljon yrityksessä tehdään töitä yksin tai yhdessä ja toisaalta, miten paljon tarvitaan tiloja vuorovaikutukseen ja toisaalta hiljaiseen keskittymiseen.

”Ratkaisut tehdään aina kunkin yrityksen tarpeiden, työprosessien ja työsisältöjen mukaan”, sanoo rakennuttajapäällikkö Antti Säynätkari Skanska CDF:ltä.

”Eräällä asiakkaallamme esimerkiksi oli suuri, asiakkaita puhelimitse palveleva tiimi, josta tietysti lähti ääntä. Pohdimme, miten ratkaisemme tilanjaon niin, että säilytämme avotilan tuoman yhteisöllisyyden, mutta kuitenkin niin ettei heidän työnsä häiritse muita tiimejä. Ratkaisimme asian rajaamalla lasiseinällä asiakaspalvelutiimille oman, ääntä vaimentavilla kalusteilla varustetun avotilan.”

Suunnitelmat tyypillisesti muuttuvat prosessin aikana.

”Erityisesti siirryttäessä perinteisestä työhuonetoimistosta monitilatoimistoon hiljaisten tilojen tarve arvioidaan yläkanttiin. Monesti käy niin, että lopullinen toteutus on aivan erilainen kuin mitä alun perin on piirretty. Monitilatoimiston suunnittelu on pitkäjänteinen prosessi, jonka aikana suunnitelma tarkentuu pala palalta.”

Eriluonteisia vyöhykkeitä

Toimistot jaetaan tyypillisesti vyöhykkeisiin, jotka jo itsessään viestivät, miten kussakin tilassa toimitaan. Vyöhykkeeltä toiselle siirryttäessä tunnelma ja mielentila muuttuvat.

”Keskeiselle paikalle, vaikka kahvikoneen lähelle sijoitettu viihtyisä sohvaryhmä on hyvä torimainen törmäyttämispaikka, joka suorastaan kehottaa vuorovaikutukseen. Mitä syvemmälle toimistoon mennään, sitä yksityisemmäksi ja hiljaisemmaksi työnteko käy”, Ekström kuvailee.

On hyvä luoda selkeät pelisäännöt, jotta toimisto toimii parhaalla mahdollisella tavalla.

”Yhteisellä päätöksellä yritykset voivat esimerkiksi sopia, että hiljaisiin tiloihin ei yksinkertaisesti oteta kännykkää mukaan eikä siellä jutella”, Ekström sanoo.

Muuntojoustavuus tärkeää

Yrityksissä tilantarpeet voivat vaihdella radikaalistikin asiakasprojektien elämisen tai taloustilanteen muuttumisen myötä. Tällöin on tärkeää, että tilat eivät hankaloita työntekoa. Tämän vuoksi monitilatoimistot rakennetaan helposti muunneltaviksi, jotta ne palvelevat parhaalla mahdollisella tavalla koko elinkaarensa ajan.

”Tiloissa vältetään kiinteitä seiniä ja suositaan avoimia rakenteita, kelluvia pintoja, erilaisia modulaarisia tilaelementtejä sekä kevyitä, helposti purettavia ja koottavia kalusteita. Näin esimerkiksi puhelinkoppien, neuvottelu- ja ryhmätyötilojen uudelleensijoittelu tarvittaessa on hyvin helppoa.”

Säynätkari huomauttaa, että tilankäyttöä ajatellaan tänä päivänä ylipäätään avoimemmin mielin kuin aiemmin.

”Jos suuria neuvottelutiloja tarvitaan ani harvoin, kannattaako omia tiloja korvamerkitä sellaiseen käyttöön vai pikemminkin hyödyntää vaikkapa läheisen hotellin tai coworking-tilan fasiliteetteja?”, hän haastaa.

Henkilöstö mukaan muutokseen

Monitilatoimistoon siirtyminen on yritykselle suuri muutos ja vastarinta voi olla kovaakin: erityisesti omista, nimetyistä työpisteistä luopuminen voi tuntua vaikealta. Henkilöstö täytyy ottaa prosessiin mukaan, jotta organisaatio pääsee nauttimaan täysipainoisesti monitilatoimiston suomista hyödyistä.

”Kun henkilöstö pääsee suunnittelemaan omaa työtänsä konkreettisesti parantavia asioita ja heistä tuntuu, että heidän tarpeensa on otettu huomioon, he myös omaksuvat uudet tilat ja sen mahdollistamat toimintatavat paremmin”, Ekström sanoo.

”Esimerkiksi jäykät palaverikäytännöt ketteröityvät kuin itsestään, kun käytössä on ns. walk-in-tiloja, joita ei voi eikä tarvitse varata etukäteen, vaan asioita voi hoitaa lennosta”, hän sanoo.

Kun perinteisistä, erillisten työhuoneiden toimistoista siirryttiin avokonttoreihin, draiverina oli erityisesti kustannussäästöjen hakeminen tilantarvetta vähentämällä. Monitilatoimistoissa suurimmat hyödyt tulevat työhyvinvoinnin lisääntymisestä ja työn tuottavuuden kasvusta.

”Kun työpaikka on viihtyisä ja työn tekemiselle on luotu hyvät edellytykset, työt sujuvat tehokkaammin ja ihmiset ovat tyytyväisempiä”, Säynätkari summaa.

Jaa
Päivitetty: 12.11.2018