Turun ammattikorkeakoulun koulutus- ja tutkimusvastaava Valtteri Hongisto on tutkimuksissaan selvittänyt tuhansien ihmisten näkemyksiä työtiloistaan.
Yritysten erityispiirteet tulee ottaa huomioon jo suunnittelussa, jonka lähtökohtana on aina oltava työn sisältö ja käyttäjätarpeet. Niiden ymmärtäminen on Hongiston mielestä monitilatoimiston hyvinvoinnin ja työn sujuvuuden perusedellytys.
Hän kertoo esimerkin työyhteisöstä, jonka joukossa on suunnitteluinsinöörejä. Heidän tehtäviään selvitettäessä huomataan, että tavanomaiset työpöydät voivat olla tälle porukalle liian pieniä.
”Vaikka töitä tehdään suureksi osaksi kannettavilla tietokoneilla, suunnitelmia tutkitaan edelleen isoilta paperiarkeilta”, Hongisto havainnollistaa.
Tilat töiden mukaan
Suunnitteluvaiheessa nähdään myös, kuinka työssä korostuvat keskittymisen ja toisaalta vuorovaikutuksen tarve.
”Jos työaikaa kuluu paljon puhelimessa, on selvää, että puhumista varten tulee olla eristettyjä puhelinkoppeja tai muita puhumiseen tarkoitettuja tiloja. Palaverit ja telekokoukset voivat olla äänekkäitä, mikä on niin ikään otettava huomioon.”
Luottamuksellisia keskusteluja varten on myös löydyttävä tilat. Tällaisia voivat olla vaikkapa parityöhuoneet. ”Kun käyttäjätarpeet on saatu kerättyä, päästään tekemään jakauma, minkä verran ja millaisia tiloja tarvitaan”, Hongisto sanoo.
Etukäteen on selvitettävä myös käyttäjien toiveet. Työtyytyväisyys kasvaa, kun henkilöstöä kuullaan ja mielipiteet otetaan huomioon.
”Vaikka objektiivisesti ajateltuna jokin asia muuttuisi vain vähän, työtyytyväisyys voi toiveen toteuttamisen ansiosta kasvaa merkittävästi”, Hongisto huomauttaa.
Pelisäännöt tärkeitä
Monitilatoimiston työhyvinvointia varten tarvitaan myös yhteiset pelisäännöt, sillä niiden avulla varmistetaan työn sujuvuus ja ehkäistään turhia häiriöitä.
Joissakin yrityksissä sovitaan esimerkiksi, että avotilassa voi soittaa lyhyet puhelut tai että voimakkaita hajusteita vältetään.
Itsestään selvää pitäisi olla, että työpisteet pidetään siisteinä, eikä niihin jätetä esimerkiksi kahvikuppeja lojumaan. Aiheellinen muistutus on myös, että puhelin pidetään mukana eikä sitä jätetä soimaan työpisteeseen.
Pelisäännöistä on tärkeää sopia porukalla ja sen jälkeen pitää niistä kiinni.
Kiinnitä huomiota akustiikkaan
Hongisto on tutkinut toimistojen akustiikkaa 18 vuotta. Akustiikkaa hyvine äänieristyksineen ei hänen mielestään voi liikaa korostaa. Onneksi tähän kiinnitetään jo varsin hyvin huomiota, ja meillä ollaan tässä Hongiston mukaan edelläkävijöitä.
”Suomessa tuli vuoden alussa voimaan maailman ensimmäiset toimistoakustiikan määräykset. Ne ovat niin kireät, että niitä noudattamalla taataan hyvä akustiikka”, Hongisto sanoo.
Muista yhtenevät it-ratkaisut
Esitys pitäisi näyttää omalta koneelta, mutta mitä ihmettä, neukkarin laitekanta on kuin eri planeetalta!
Ihmisiä rassaavat yhä edelleen huonosti toimivat it-ratkaisut. Hongisto huomauttaa, että jos ne eivät toimi moitteettomasti paikasta toiseen siirryttäessä, työ alkaa takkuilla eikä työpisteen vaihtaminen houkuta. ”Yhtenevät it-ratkaisut on syytä varmistaa ennen muuttoa ja töiden aloittamista, niin työt sujuvat”, hän toteaa.
Monitilatoimisto elää jatkuvasti
Hongisto sanoo, että monitilatoimiston tarkoitus ei ole päästä yhtä tehokkaisiin neliömääriin kuin perinteisissä avokonttoreissa.
”Monitilatoimiston idea ei ole suurin mahdollinen tilatehokkuus, vaan on hyväksyttävä, että eri toiminnoille tarvitaan erilaisia tiloja. Työviihtyvyydenkin kannalta on tärkeää, että erilaisia tiloja on riittävästi.”
Hongisto huomauttaa, että kerralla ei yleensä tule valmista. Monitilatoimisto elää projektien ja työtehtävien mukana. Monet yksityiskohdat huomataan usein vasta sitten, kun uuteen tilaan asetutaan ja siellä tehdään töitä.